Chủ Nhật, 28 tháng 12, 2025

CHECKLIST 1 NGƯỜI LÀM HCNS

✅ CHECKLIST 1 NGƯỜI LÀM HCNS (END–TO–END)

I. CHECKLIST SETUP BAN ĐẦU (LÀM 1 LẦN – NHƯNG RẤT NẶNG)

1. Cơ cấu – định biên

☐ Thu thập chiến lược KD
☐ Xây sơ đồ tổ chức
☐ Lập bảng định biên
☐ Trình phê duyệt
☐ Ban hành quyết định

📄 Có:

Sơ đồ tổ chức
Bảng định biên
QĐ phê duyệt

⚠️ Rủi ro 1 người:

Không có người phản biện
Quyết định phụ thuộc cá nhân

2. Nội quy – quy chế

☐ Soạn nội quy
☐ Lấy ý kiến NLĐ
☐ Biên bản góp ý
☐ Trình ký
☐ Đăng ký cơ quan nhà nước
☐ Ban hành
☐ Phổ biến – ký nhận

📄 Có:

Nội quy lao động
DS ký nhận

⚠️ Rủi ro:

Sai luật → thua kiện

II. CHECKLIST TUYỂN DỤNG (LẶP THEO ĐỢT)

3. Kích hoạt tuyển

☐ Nhận phiếu đề xuất tuyển
☐ Kiểm tra định biên
☐ Kiểm tra ngân sách
☐ Trình phê duyệt

4. Thực hiện tuyển

☐ Soạn JD
☐ Chọn web tuyển
☐ Đăng tin
☐ Theo dõi CV
☐ Sàng lọc
☐ Phỏng vấn
☐ Tổng hợp đánh giá
☐ Offer
☐ Theo dõi nhận việc
☐ Báo cáo hiệu quả kênh

📄 Có:

JD
Phiếu đánh giá
Offer
Báo cáo kênh

⚠️ Rủi ro:

Tuyển sai
Không đo hiệu quả

III. CHECKLIST NHẬN VIỆC – DỮ LIỆU GỐC (NGUY HIỂM NHẤT)

5. Trước ngày nhận việc

☐ Chuẩn bị email
☐ Chuẩn bị chỗ ngồi
☐ Chuẩn bị tài sản
☐ Tạo tài khoản hệ thống

6. Ngày nhận việc

☐ Phát phiếu thu thập thông tin nhân sự
☐ Nhận hồ sơ cá nhân
☐ Ký cam kết
☐ Gán mã nhân sự
☐ Lập hồ sơ cứng & mềm

📄 Có:

Phiếu thu thập thông tin
Phiếu tiếp nhận hồ sơ

⚠️ Rủi ro:

Sai BHXH
Sai thuế
Không trả lương

IV. CHECKLIST HỢP ĐỒNG – QUYẾT ĐỊNH

7. Hợp đồng

☐ Soạn HĐ thử việc
☐ Theo dõi hết thử việc
☐ Soạn HĐ chính thức
☐ Gia hạn đúng hạn

8. Quyết định

☐ QĐ bổ nhiệm
☐ QĐ điều động
☐ QĐ miễn nhiệm

📄 Có:

HĐLĐ
QĐ

⚠️ Rủi ro:

HĐ vô hiệu
Tranh chấp

V. CHECKLIST CHẤM CÔNG – LƯƠNG (HÀNG THÁNG)

9. Chấm công

☐ Thu dữ liệu công
☐ Tổng hợp
☐ Gửi NLĐ xác nhận
☐ Điều chỉnh
☐ Chốt công
☐ Khóa công

📄 Có:

Phiếu xác nhận công

⚠️ Rủi ro:

Tranh chấp tập thể

10. Lương

☐ Kiểm tra biến động nhân sự
☐ Kiểm tra quyết định
☐ Tính lương
☐ Soát nội bộ
☐ Trình duyệt
☐ Chi lương
☐ Phát phiếu lương
☐ Giải đáp khiếu nại

📄 Có:

Bảng lương
Phiếu lương

VI. CHECKLIST BHXH – THUẾ (SONG SONG)

11. BHXH

☐ Báo tăng
☐ Báo giảm
☐ Điều chỉnh
☐ Giải quyết chế độ
☐ Đối chiếu định kỳ

12. Thuế

☐ Đăng ký MST
☐ Đăng ký người phụ thuộc
☐ Quyết toán năm

⚠️ Rủi ro:

Truy thu
Phạt nặng

VII. CHECKLIST QUAN HỆ LAO ĐỘNG

13. Nội bộ

☐ Đối thoại định kỳ
☐ Thỏa ước LĐTT
☐ Công đoàn
☐ Báo cáo cơ quan NN

14. Kỷ luật

☐ Biên bản
☐ Họp
☐ Quyết định
☐ Lưu hồ sơ

⚠️ Rủi ro:

Thua kiện 100% nếu sai trình tự

VIII. CHECKLIST ATLĐ – PCCC

☐ Huấn luyện ATLĐ
☐ Cấp BHLĐ
☐ Kiểm tra
☐ Diễn tập
☐ Báo cáo

IX. CHECKLIST NGHỈ VIỆC

☐ Nhận đơn
☐ Kiểm tra báo trước
☐ QĐ chấm dứt
☐ Chốt công – lương
☐ Thu hồi tài sản
☐ Khóa hồ sơ

🔴 CHECKLIST TỰ ĐÁNH GIÁ (RẤT QUAN TRỌNG)

☐ Tôi đang làm > 40% khối lượng?
☐ Tôi có thời gian làm chiến lược?
☐ Có ai kiểm tra chéo tôi?
☐ Nếu tôi nghỉ 1 tuần → hệ thống có sập?

👉 Nếu 2 câu trở lên trả lời “CÓ”
→ BẮT BUỘC phải bổ sung nhân sự HCNS

CÂU CHỐT ĐỂ NÓI VỚI CHỦ TỊCH

“Một người có thể vận hành,
nhưng không thể vừa vận hành vừa kiểm soát rủi ro pháp lý.”

SƠ ĐỒ CHU TRÌNH NHÂN SỰ

🔁 SƠ ĐỒ CHU TRÌNH NHÂN SỰ (END–TO–END)

GIAI ĐOẠN 0. HOẠCH ĐỊNH & KIỂM SOÁT (TRƯỚC KHI CÓ NGƯỜI)

Chiến lược → Cơ cấu → Định biên


Chiến lược KD
   ↓
Cơ cấu tổ chức
   ↓
Định biên nhân sự
   ↓
Ngân sách nhân sự

📄 Văn bản:

Sơ đồ tổ chức
Bảng định biên
Quyết định phê duyệt

⚠️ Rủi ro nếu thiếu:

Tuyển người không có vị trí
Không kiểm soát chi phí

GIAI ĐOẠN 1. TUYỂN DỤNG (TRƯỚC NHẬN VIỆC)


Nhu cầu tuyển
   ↓
Phê duyệt
   ↓
Đăng tin
   ↓
Sàng lọc
   ↓
Phỏng vấn
   ↓
Offer

📄 Văn bản:

Phiếu đề xuất tuyển
JD
Phiếu đánh giá
Offer Letter
Báo cáo hiệu quả kênh

⚠️ Điểm kiểm soát:

Tuyển sai người
Tuyển vượt định biên
Không đo hiệu quả kênh

GIAI ĐOẠN 2. NHẬN VIỆC – THU THẬP DỮ LIỆU GỐC

👉 TRUNG TÂM CỦA TOÀN HỆ THỐNG


Ngày nhận việc
   ↓
Thu thập thông tin nhân sự
   ↓
Xác nhận & ký
   ↓
Kích hoạt hệ thống

📄 Văn bản bắt buộc:

Phiếu thu thập thông tin nhân sự
Phiếu tiếp nhận hồ sơ
Checklist hội nhập

⚠️ Nếu làm sai giai đoạn này:

Sai BHXH
Sai thuế
Tranh chấp HĐLĐ
Không trả được lương

GIAI ĐOẠN 3. HỢP ĐỒNG – PHÁP LÝ


Thông tin nhân sự
   ↓
Soạn HĐLĐ
   ↓
Ký kết
   ↓
Lưu trữ

📄 Văn bản:

HĐ thử việc
HĐ chính thức
Phụ lục
Quyết định bổ nhiệm (nếu có)

⚠️ Rủi ro:

Phạt hành chính
HĐ vô hiệu

GIAI ĐOẠN 4. VẬN HÀNH HÀNG NGÀY (CHU TRÌNH LẶP)

4.1 Ra – vào – kỷ luật – nề nếp


Đi làm
  ↓
Ra vào cổng
  ↓
Chấm công
  ↓
Xác nhận

📄:

Quy định ra vào
Phiếu ra cổng
Nội quy lao động

4.2 Chấm công → chốt công → khóa công


Chấm công
   ↓
Tổng hợp
   ↓
Gửi NLĐ xác nhận
   ↓
Điều chỉnh (nếu có)
   ↓
Chốt công
   ↓
Khóa công

📄:

Bảng công
Phiếu xác nhận công

⚠️ Điểm chết nếu bỏ:

Tranh chấp lương tập thể

GIAI ĐOẠN 5. LƯƠNG – ATM – THANH TOÁN


Công đã khóa
   ↓
Tính lương
   ↓
Soát xét
   ↓
Phê duyệt
   ↓
Chi lương

📄:

Bảng lương
Phiếu lương
Danh sách ATM

⚠️ Rủi ro:

Sai lương = mất niềm tin

GIAI ĐOẠN 6. BHXH – THUẾ – CHẾ ĐỘ (SONG SONG)


Thông tin gốc
   ↓
Báo tăng
   ↓
Theo dõi
   ↓
Giải quyết chế độ

📄:

Hồ sơ BHXH
Hồ sơ thuế
Biên bản đối chiếu

⚠️ Rủi ro:

Truy thu
Phạt
Kiện tụng

GIAI ĐOẠN 7. QUAN HỆ LAO ĐỘNG – CÔNG ĐOÀN


Đối thoại định kỳ
   ↓
Thỏa ước LĐTT
   ↓
Công đoàn

📄:

Biên bản đối thoại
Thỏa ước LĐTT
Quy chế tài chính công đoàn

GIAI ĐOẠN 8. KỶ LUẬT – TRANH CHẤP (NẾU PHÁT SINH)


Vi phạm
   ↓
Biên bản
   ↓
Họp xử lý
   ↓
Quyết định

⚠️ Sai trình tự = thua kiện 100%

GIAI ĐOẠN 9. NGHỈ VIỆC – CHẤM DỨT


Đơn nghỉ
   ↓
Xác nhận
   ↓
Bàn giao
   ↓
Chốt công – lương
   ↓
Thu hồi

📄:

Quyết định chấm dứt
Biên bản bàn giao
Checklist nghỉ việc

GIAI ĐOẠN 10. BÁO CÁO – KIỂM SOÁT – CẢI TIẾN


Dữ liệu nhân sự
   ↓
Báo cáo
   ↓
Phân tích
   ↓
Tham mưu lãnh đạo

🔑 CÂU KẾT LUẬN CHUYÊN MÔN

HR không phải là làm việc,
mà là giữ cho chu trình KHÔNG ĐỨT.

DANH MỤC BIỂU MẪU HCNS TOÀN DOANH NGHIỆP

📑 DANH MỤC BIỂU MẪU HCNS TOÀN DOANH NGHIỆP

I. NHÓM BIỂU MẪU NỀN TẢNG – DỮ LIỆU GỐC (BẮT BUỘC)

Phiếu thu thập thông tin nhân sự khi nhận việc
Phiếu tiếp nhận hồ sơ nhân sự
Danh mục hồ sơ nhân sự bắt buộc theo vị trí
Phiếu thay đổi thông tin nhân sự
Danh sách mã nhân sự toàn công ty
Danh sách lao động hiện hành
Sổ theo dõi hồ sơ nhân sự (bản cứng & mềm)

II. NHÓM BIỂU MẪU TỔ CHỨC – ĐỊNH BIÊN – QUẢN TRỊ

Sơ đồ tổ chức công ty
Bảng mô tả chức năng – nhiệm vụ phòng ban
Bảng mô tả công việc (JD)
Bảng định biên nhân sự theo phòng ban
Phiếu đề xuất điều chỉnh cơ cấu / định biên
Quyết định phê duyệt cơ cấu tổ chức
Quyết định thành lập phòng ban
Quyết định bổ nhiệm
Quyết định miễn nhiệm
Quyết định điều động – luân chuyển

III. NHÓM BIỂU MẪU TUYỂN DỤNG

Phiếu đề xuất tuyển dụng
Kế hoạch tuyển dụng tháng / quý / năm
JD chi tiết theo vị trí
Danh sách kênh tuyển dụng được phê duyệt
Nội dung đăng tin tuyển dụng
Danh sách ứng viên
Phiếu sàng lọc hồ sơ
Phiếu đánh giá phỏng vấn vòng 1
Phiếu đánh giá phỏng vấn vòng 2
Biên bản tổng hợp kết quả phỏng vấn
Thư mời nhận việc (Offer Letter)
Thư từ chối ứng viên
Báo cáo hiệu quả kênh tuyển dụng

IV. NHÓM BIỂU MẪU HỘI NHẬP – NHẬN VIỆC

Kế hoạch hội nhập nhân sự mới
Checklist chuẩn bị trước ngày nhận việc
Phiếu tiếp nhận nhân sự mới ngày đầu
Biên bản bàn giao công việc cho quản lý trực tiếp
Phiếu đánh giá hội nhập 7 ngày
Phiếu đánh giá hội nhập 30 / 60 ngày

V. NHÓM BIỂU MẪU HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG & PHÁP LÝ

Hợp đồng thử việc
Hợp đồng lao động xác định thời hạn
Hợp đồng lao động không xác định thời hạn
Phụ lục hợp đồng lao động
Quyết định gia hạn hợp đồng
Thỏa thuận bảo mật thông tin
Thỏa thuận cam kết đào tạo
Biên bản thanh lý hợp đồng lao động

VI. NHÓM BIỂU MẪU NỘI QUY – QUY CHẾ

Nội quy lao động
Biên bản lấy ý kiến người lao động về nội quy
Quyết định ban hành nội quy lao động
Danh sách NLĐ ký nhận nội quy
Quy chế tiền lương
Quy chế thưởng
Quy định nghỉ phép – nghỉ việc riêng
Quy định làm thêm giờ
Quy định ra vào cổng
Quy định sử dụng tài sản – công cụ lao động

VII. NHÓM BIỂU MẪU CHẤM CÔNG – THỜI GIAN LÀM VIỆC

Bảng chấm công hàng ngày
Bảng tổng hợp công tháng
Phiếu xác nhận công của người lao động
Phiếu điều chỉnh công
Quyết định phê duyệt tăng ca
Bảng theo dõi phép năm

VIII. NHÓM BIỂU MẪU TIỀN LƯƠNG – ATM

Bảng lương chi tiết
Bảng tổng hợp chi phí lương
Phiếu lương cá nhân
Danh sách chi lương qua ngân hàng
Biên bản đối soát lương
Phiếu giải quyết khiếu nại lương

IX. NHÓM BIỂU MẪU THUẾ TNCN

Tờ khai đăng ký MST TNCN
Danh sách đăng ký người phụ thuộc
Biên bản điều chỉnh giảm trừ gia cảnh
Bảng quyết toán thuế TNCN năm
Thông báo quyết toán thuế cho NLĐ

X. NHÓM BIỂU MẪU BHXH – CHẾ ĐỘ

Hồ sơ báo tăng BHXH
Hồ sơ báo giảm BHXH
Hồ sơ giải quyết ốm đau
Hồ sơ giải quyết thai sản
Hồ sơ tai nạn lao động
Biên bản đối chiếu BHXH định kỳ

XI. NHÓM BIỂU MẪU QUAN HỆ LAO ĐỘNG – CÔNG ĐOÀN

Quy chế đối thoại tại nơi làm việc
Kế hoạch đối thoại định kỳ
Biên bản đối thoại lao động
Thỏa ước lao động tập thể
Quy chế tài chính công đoàn
Báo cáo hoạt động công đoàn
Biên bản họp công đoàn

XII. NHÓM BIỂU MẪU KỶ LUẬT LAO ĐỘNG

Biên bản vi phạm kỷ luật
Thông báo mời họp xử lý kỷ luật
Biên bản họp xử lý kỷ luật
Quyết định kỷ luật lao động
Hồ sơ lưu kỷ luật lao động

XIII. NHÓM BIỂU MẪU AN TOÀN – PCCC – MÔI TRƯỜNG

Kế hoạch ATLĐ – VSLĐ
Hồ sơ huấn luyện ATLĐ
Danh sách cấp phát BHLĐ
Biên bản kiểm tra ATLĐ
Hồ sơ PCCC
Kế hoạch diễn tập PCCC
Biên bản diễn tập
Báo cáo công tác ATLĐ – PCCC

XIV. NHÓM BIỂU MẪU HÀNH CHÍNH – VĂN PHÒNG

Công văn đi
Công văn đến
Sổ quản lý con dấu
Phiếu đề xuất mua sắm
Biên bản bàn giao tài sản
Phiếu thu hồi tài sản
Sổ quản lý tài sản
Phiếu thanh toán chi phí

XV. NHÓM BIỂU MẪU NGHỈ VIỆC – CHẤM DỨT

Đơn xin nghỉ việc
Thông báo chấm dứt HĐLĐ
Quyết định chấm dứt HĐLĐ
Biên bản bàn giao công việc
Checklist nghỉ việc
Biên bản hoàn tất nghĩa vụ

XVI. NHÓM BIỂU MẪU BÁO CÁO & KIỂM SOÁT

Báo cáo biến động lao động
Báo cáo sử dụng lao động định kỳ
Báo cáo chi phí nhân sự
Báo cáo tình hình tuân thủ pháp luật lao động
Checklist HCNS hàng tháng
Checklist HCNS hàng năm

XVII. NHÓM BIỂU MẪU ĐẶC THÙ DOANH NGHIỆP

Quy định đặc thù ngành
Biểu mẫu phát sinh riêng
Phụ lục biểu mẫu bổ sung

🔒 CÂU CHỐT CHUYÊN MÔN

HCNS không mạnh vì làm nhiều,
mà mạnh vì có đủ biểu mẫu để KHÔNG SAI.

Gợi ý bước tiếp theo (rất nên làm):

1️⃣ Vẽ SƠ ĐỒ CHU TRÌNH NHÂN SỰ 1 TRANG
2️⃣ Viết CHECKLIST 1 NGƯỜI LÀM HCNS
3️⃣ Soạn ĐỀ ÁN TRÌNH CHỦ TỊCH: Vì sao cần ≥2 người HCNS

SỔ TAY HCNS CẤP DOANH NGHIỆP HOÀN CHỈNH

SỔ TAY HCNS CẤP DOANH NGHIỆP HOÀN CHỈNH 100%, đúng nghĩa:

👉 “Đưa cho bất kỳ HR nào cũng vận hành được –
đưa cho Chủ tịch xem là hiểu vì sao 1 người không gánh nổi.”

Mình chia làm 3 PHẦN CUỐI như đã hứa, viết rõ – liệt kê – không diễn giải lan man.

PHẦN 1️⃣ – DANH MỤC BIỂU MẪU HCNS TOÀN DOANH NGHIỆP

(BẢN ĐỦ – KHÔNG SÓT – DÙNG THẬT)

A. BIỂU MẪU DỮ LIỆU GỐC (TRUNG TÂM)

Phiếu thu thập thông tin nhân sự khi nhận việc
Phiếu tiếp nhận hồ sơ nhân sự
Phiếu thay đổi thông tin nhân sự
Danh sách mã nhân sự
Danh sách hồ sơ nhân sự cá nhân

B. TUYỂN DỤNG

Kế hoạch tuyển dụng năm
Ngân sách tuyển dụng
Phiếu đề xuất tuyển dụng
Bản mô tả công việc (JD)
Danh sách kênh tuyển dụng
Nội dung đăng tuyển
Danh sách ứng viên
Phiếu đánh giá phỏng vấn vòng HR
Phiếu đánh giá phỏng vấn vòng chuyên môn
Biên bản họp chọn ứng viên
Thư mời nhận việc (Offer letter)
Email xác nhận nhận việc
Báo cáo hiệu quả kênh tuyển dụng

C. HỘI NHẬP – NHẬN VIỆC

Checklist hội nhập
Email chào mừng nhân sự mới
Danh sách cấp phát tài sản
Biên bản bàn giao tài sản
Danh sách ký nhận nội quy – quy chế
Biên bản hướng dẫn hội nhập

D. HỢP ĐỒNG – QUYẾT ĐỊNH

Hợp đồng thử việc
Hợp đồng lao động chính thức
Phụ lục hợp đồng
Quyết định tiếp nhận
Quyết định bổ nhiệm
Quyết định điều chỉnh lương
Quyết định điều chuyển
Quyết định chấm dứt HĐLĐ

E. CHẤM CÔNG – THỜI GIAN

Bảng chấm công sơ bộ
Phiếu xác nhận công cá nhân
Phiếu điều chỉnh công
Bảng chấm công chính thức
Thông báo khóa công
Đơn xin nghỉ phép
Đơn xin tăng ca
Phiếu xác nhận công ngoại lệ

F. LƯƠNG – ATM – THANH TOÁN

Bảng lương dự thảo
Checklist kiểm tra lương
Tờ trình chi lương
Bảng lương chính thức
Phiếu lương cá nhân
Phiếu khiếu nại lương
Phiếu cung cấp thông tin tài khoản ngân hàng
Danh sách tài khoản trả lương
Danh sách mở tài khoản ATM
Biên bản bàn giao thẻ ATM

G. BHXH – THUẾ

Hồ sơ báo tăng BHXH
Hồ sơ báo giảm BHXH
Hồ sơ điều chỉnh BHXH
Hồ sơ ốm đau
Hồ sơ thai sản
Hồ sơ tai nạn lao động
Đăng ký MST TNCN
Đăng ký người phụ thuộc
Bảng tính thuế TNCN
Hồ sơ quyết toán thuế TNCN

H. NỘI QUY – KỶ LUẬT – QHLĐ

Nội quy lao động
Biên bản lấy ý kiến NLĐ
Danh sách ký nhận nội quy
Biên bản vi phạm
Thư mời họp kỷ luật
Biên bản họp kỷ luật
Quyết định kỷ luật

I. CÔNG ĐOÀN – ĐỐI THOẠI

Quyết định thành lập Công đoàn
Quy chế tài chính Công đoàn
Biên bản đối thoại định kỳ
Dự thảo Thỏa ước LĐTT
Thỏa ước LĐTT đã ký
Báo cáo Công đoàn cấp trên

J. RA VÀO – AN NINH – HÀNH CHÍNH

Thẻ nhân viên
Phiếu ra cổng trong giờ
Sổ ra vào cổng
Sổ khách ra vào
Thẻ khách
Phiếu mang tài sản ra ngoài
Danh sách quản lý chìa khóa
Biên bản bàn giao chìa khóa
Phiếu cấp phát đồng phục
Phiếu thu hồi đồng phục
Danh sách bãi xe

K. ATLĐ – PCCC – MÔI TRƯỜNG

Hồ sơ đánh giá rủi ro ATLĐ
Kế hoạch huấn luyện ATLĐ
Danh sách huấn luyện ATLĐ
Biên bản huấn luyện
Hồ sơ trang bị BHLĐ
Hồ sơ PCCC
Kế hoạch diễn tập
Biên bản diễn tập
Báo cáo ATLĐ định kỳ

L. NGHỈ VIỆC

Đơn xin nghỉ việc
Biên bản bàn giao công việc
Biên bản thanh lý
Checklist nghỉ việc
Biên bản thu hồi tài sản
Phiếu xác nhận hoàn tất nghĩa vụ

M. KIỂM SOÁT – BÁO CÁO

Báo cáo lao động định kỳ
Báo cáo biến động nhân sự
Báo cáo chi phí nhân sự
Checklist HCNS hàng tháng
Checklist HCNS hàng năm

👉 104 BIỂU MẪU – CHƯA TÍNH BIẾN THỂ NGÀNH

PHẦN 2️⃣ – SƠ ĐỒ VÒNG ĐỜI NGƯỜI LAO ĐỘNG (MÔ TẢ BẰNG CHỮ – DÙNG ĐỂ VẼ)


TUYỂN DỤNG
   ↓
NHẬN VIỆC
   ↓
THU THẬP DỮ LIỆU GỐC
(Phiếu TT thông tin NS)
   ↓
KÍCH HOẠT
(HĐLĐ – BHXH – MST – ATM)
   ↓
VẬN HÀNH
(Chấm công – Lương – Ra vào – Kỷ luật)
   ↓
KIỂM SOÁT
(Xác nhận – Khóa – Lưu)
   ↓
ĐIỀU CHỈNH
(Lương – Bổ nhiệm – Điều chuyển)
   ↓
NGHỈ VIỆC
   ↓
KHÓA HỒ SƠ

👉 Chủ tịch chỉ cần nhìn sơ đồ này là hiểu toàn bộ HCNS vận hành ra sao.

PHẦN 3️⃣ – ĐỀ ÁN TRÌNH CHỦ TỊCH:

“SETUP PHÒNG HCNS & NHU CẦU NHÂN SỰ”

1. Thực trạng

DN chưa có phòng HCNS
Toàn bộ nghiệp vụ dồn vào 1 người
Rủi ro:
- Pháp lý
- Lương – BHXH – Thuế
- An ninh – kỷ luật – ra vào

2. Phạm vi công việc HCNS thực tế

👉 Bao gồm:

7 nhóm lớn
100+ biểu mẫu
300–500 đầu việc/năm
Làm việc với:
- Cơ quan nhà nước
- Ngân hàng
- Công đoàn
- Bảo vệ
- Quản lý các phòng

3. Đánh giá tải công việc

Vị trí	Khả năng
1 người	30–40%
2 người	60–70%
3 người	90–100%

👉 1 người = chỉ xử lý sự vụ, không kiểm soát rủi ro

4. Đề xuất nhân sự phòng HCNS

01 Trưởng phòng HCNS
→ Chiến lược – pháp lý – kiểm soát
01 HCNS tổng hợp
→ Hồ sơ – lương – BHXH
01 Hành chính / hỗ trợ
→ Ra vào – tài sản – hậu cần

5. Câu chốt dùng để nói với Chủ tịch

“Nếu HCNS chỉ có 1 người,
doanh nghiệp đang chuyển rủi ro hệ thống thành rủi ro cá nhân.”

📘 SỔ TAY SETUP & VẬN HÀNH PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ

(Phiên bản chuẩn hệ thống – áp dụng cho DN từ 30–300 NLĐ)

NGUYÊN TẮC XƯƠNG SỐNG (PHẢI NHỚ)

👉 MỌI QUY TRÌNH HCNS ĐỀU KHỞI NGUỒN TỪ “DỮ LIỆU NHÂN SỰ”
👉 DỮ LIỆU NHÂN SỰ CHỈ ĐƯỢC THU THẬP 1 LẦN – TẠI THỜI ĐIỂM NHẬN VIỆC
👉 PHIẾU THU THẬP THÔNG TIN NHÂN SỰ = TRÁI TIM HỆ THỐNG

I. GIAI ĐOẠN 1 – SETUP NỀN TẢNG HCNS (CHƯA CÓ NGƯỜI LAO ĐỘNG)

1. Thiết lập pháp lý lao động

Đầu việc

Soạn:
- Quy chế tổ chức & hoạt động
- Quy chế quản lý nhân sự
- Quy chế tiền lương
- Quy chế thưởng – phúc lợi
Soạn nội quy lao động
Lấy ý kiến NLĐ (dự kiến)
Ký duyệt
Đăng ký nội quy
Ban hành

📄 Văn bản

Nội quy lao động
Quyết định ban hành
Công văn đăng ký nội quy

📁 Lưu: PHÁP LÝ LAO ĐỘNG

2. Cơ cấu tổ chức – định biên

Đầu việc

Thu thập chiến lược kinh doanh
Phân tích chuỗi giá trị
Xác định phòng ban
Xác định cấp bậc
Lập sơ đồ tổ chức
Lập bảng định biên
Tính chi phí nhân sự
Trình BGĐ

📄 Văn bản

Sơ đồ tổ chức
Bảng định biên
Quyết định phê duyệt định biên

📁 Lưu: TỔ CHỨC – ĐỊNH BIÊN

II. GIAI ĐOẠN 2 – TUYỂN DỤNG

1. Kích hoạt tuyển dụng

Nhận phiếu đề xuất tuyển
Kiểm tra định biên
Kiểm tra ngân sách
Trình phê duyệt

📄 Phiếu đề xuất tuyển dụng

2. Thực hiện tuyển dụng

Đầu việc chi tiết

Soạn JD
Chọn kênh tuyển:
- Website công ty
- VietnamWorks
- TopCV
- Indeed
- Facebook
Đăng tin
Theo dõi số CV
Sàng lọc CV
Gọi điện sơ tuyển
Lập danh sách phỏng vấn
Phỏng vấn HR
Phỏng vấn chuyên môn
Tổng hợp đánh giá
Chọn ứng viên
Thương lượng lương
Gửi offer
Theo dõi xác nhận

📄 Văn bản

JD
Phiếu đánh giá phỏng vấn
Thư mời nhận việc
Báo cáo hiệu quả kênh tuyển dụng

📁 Lưu: TUYỂN DỤNG

III. GIAI ĐOẠN 3 – HỘI NHẬP & THU THẬP DỮ LIỆU GỐC (QUAN TRỌNG NHẤT)

1. Chuẩn bị trước ngày nhận việc

Chuẩn bị hồ sơ tiếp nhận
Chuẩn bị tài sản
Chuẩn bị email
Chuẩn bị tài khoản hệ thống

📄 Checklist hội nhập

2. NGÀY NHẬN VIỆC – THU THẬP DỮ LIỆU NHÂN SỰ (ĐIỂM GỐC)

📄 BIỂU MẪU TRUNG TÂM:

PHIẾU THU THẬP THÔNG TIN NHÂN SỰ KHI NHẬN VIỆC

Phiếu này BAO GỒM TOÀN BỘ:

A. Thông tin cá nhân

Họ tên
Ngày sinh
CCCD
Địa chỉ
Điện thoại
Email

B. Thông tin thuế

MST TNCN (có/chưa)
Đăng ký MST nếu chưa có
Người phụ thuộc

C. Thông tin BHXH

Mã số BHXH
Có sổ/chưa có
Đơn vị cũ

D. Thông tin tài khoản ATM

Có tài khoản/chưa có
Ngân hàng
Số tài khoản
Chủ tài khoản

E. Cam kết & xác nhận

Cam kết thông tin đúng
Ký NLĐ – ký HR

👉 TỪ PHIẾU NÀY → KÍCH HOẠT TẤT CẢ CÁC QUY TRÌNH SAU

📁 Lưu: HỒ SƠ NHÂN SỰ CÁ NHÂN

IV. GIAI ĐOẠN 4 – KÍCH HOẠT CÁC QUY TRÌNH SAU THU THẬP

1. Hợp đồng lao động

Soạn HĐ thử việc/chính thức
Ký HĐ
Lưu HĐ

📄 HĐLĐ, phụ lục

2. Thuế TNCN

Đăng ký MST (nếu chưa có)
Đăng ký người phụ thuộc
Lưu hồ sơ thuế

📁 THUẾ TNCN

3. BHXH

Báo tăng BHXH
Nhập mã BHXH
Theo dõi đóng

📁 BHXH

4. ATM – trả lương

Nếu đã có: nhập hệ thống lương
Nếu chưa có:
- Tổng hợp danh sách
- Làm việc ngân hàng
- Mở tài khoản
- Bàn giao thẻ
- Cập nhật hồ sơ

📄

Danh sách mở ATM
Biên bản bàn giao thẻ

📁 LƯƠNG – THANH TOÁN

V. GIAI ĐOẠN 5 – CHẤM CÔNG → CHỐT CÔNG → TÍNH LƯƠNG

1. Chấm công – chốt công

Thu dữ liệu công
Tổng hợp công sơ bộ
Gửi NLĐ xác nhận
Nhận phản hồi
Điều chỉnh (nếu có)
Chốt công
Khóa công

📄

Bảng công sơ bộ
Phiếu xác nhận công
Bảng công chính thức

2. Tính lương

Rà soát quyết định lương
Rà soát bổ nhiệm
Tính lương sơ bộ
Soát nội bộ
Trình duyệt
Chốt lương
Chi lương
Phát phiếu lương
Giải quyết khiếu nại

📁 LƯƠNG

VI. GIAI ĐOẠN 6 – QUAN HỆ LAO ĐỘNG

Nội quy – kỷ luật

Phổ biến nội quy
Ký nhận
Xử lý vi phạm
Ra quyết định kỷ luật

Công đoàn – đối thoại

Thành lập CĐ
Quy chế tài chính CĐ
Đối thoại định kỳ
Thỏa ước LĐTT
Báo cáo cơ quan nhà nước

VII. GIAI ĐOẠN 7 – NGHỈ VIỆC

Nhận đơn nghỉ
Kiểm tra báo trước
Ra quyết định chấm dứt
Chốt công – lương
Thanh toán
Thu hồi tài sản
Khóa hồ sơ

📁 NGHỈ VIỆC

🔒 KẾT LUẬN CUỐI (RẤT QUAN TRỌNG)

👉 ATM – MST – BHXH KHÔNG PHẢI “LÀM LÚC NÀO CŨNG ĐƯỢC”
👉 NÓ PHẢI NẰM TRONG “PHIẾU THU THẬP THÔNG TIN NHÂN SỰ”
👉 SAI ĐIỂM GỐC = SAI TOÀN BỘ HỆ THỐNG

CẤU TRÚC PHÂN TÍCH HOÀN CHỈNH (BẢN CHUẨN NGHỀ)

Lớp 1 – WHAT: Nhóm chức năng
Lớp 2 – HOW: Hoạt động chi tiết
Lớp 3 – STEP: Các bước thực hiện cụ thể
Lớp 4 – RISK: Rủi ro nếu thiếu người / làm không đủ

I. TỔ CHỨC – ĐỊNH BIÊN – QUẢN TRỊ NHÂN SỰ CẤP CAO

1. Xây dựng cơ cấu tổ chức

WHAT

Thiết lập khung tổ chức để DN vận hành không chồng chéo, đúng thẩm quyền.

HOW – Hoạt động chi tiết

Thu thập mô hình kinh doanh
Phân tích chuỗi giá trị
Xác định phòng ban cần có
Xác định vai trò quản lý – vận hành
Vẽ sơ đồ tổ chức
Trình Ban lãnh đạo phê duyệt
Cập nhật khi có thay đổi

STEP – Các bước thực hiện (RẤT QUAN TRỌNG)

Bước 1: Làm việc với Chủ tịch/TGĐ
→ Hỏi 3 câu bắt buộc:

DN kiếm tiền bằng cách nào?
Khâu nào tạo giá trị lớn nhất?
Ai chịu trách nhiệm cuối cùng?

Bước 2: Liệt kê toàn bộ hoạt động vận hành
→ Sản xuất – bán hàng – kho – tài chính – quản lý

Bước 3: Gom hoạt động thành phòng ban
→ Tránh “1 việc – 3 người làm”

Bước 4: Phân tầng vai trò
→ Quản lý (quyết định) – Vận hành (thực thi)

Bước 5: Vẽ sơ đồ tổ chức (bản nháp)
→ Không đẹp, chỉ cần đúng

Bước 6: Trình BLĐ phản biện – chỉnh sửa
→ Ghi nhận ý kiến bằng biên bản

Bước 7: Ban hành chính thức
→ (Sơ đồ tổ chức công ty)
→ (Quyết định thành lập phòng/ban)

RISK – Rủi ro nếu thiếu người

Chồng chéo chức năng
Tranh chấp quyền hạn
Chủ tịch phải can thiệp sự vụ hằng ngày

2. Định biên nhân sự

WHAT

Xác định bao nhiêu người là đủ – thừa – thiếu.

HOW

Thống kê hiện trạng lao động
Xác định năng suất chuẩn
Xác định định mức lao động
Tính toán số lượng cần thiết
So sánh chi phí – hiệu quả
Báo cáo BGĐ

STEP

Bước 1: Lập danh sách toàn bộ nhân sự hiện tại
→ Theo phòng – chức danh – nhiệm vụ

Bước 2: Ghi nhận khối lượng công việc thực tế
→ Không dùng mô tả trên giấy

Bước 3: Xác định năng suất hợp lý
→ Không lấy người giỏi nhất làm chuẩn

Bước 4: Tính số người cần thiết
→ Sản lượng / năng suất

Bước 5: Lập bảng định biên
→ (Bảng định biên nhân sự theo phòng)

Bước 6: Phân tích chi phí
→ Lương – phụ cấp – BHXH

Bước 7: Trình BGĐ
→ (Tờ trình định biên nhân sự)

RISK

Thừa người → phình chi phí
Thiếu người → sai sót, tai nạn, nghỉ việc

3. Báo cáo & tham mưu

WHAT

Cung cấp dữ liệu để Chủ tịch ra quyết định đúng.

HOW

Báo cáo biến động nhân sự
Báo cáo nghỉ việc
Báo cáo chi phí lương
Phân tích nguyên nhân
Tham mưu bổ nhiệm/miễn nhiệm

STEP

Bước 1: Chuẩn hóa dữ liệu nhân sự
→ 1 file gốc duy nhất

Bước 2: Theo dõi biến động hàng tháng
→ Tăng – giảm – điều chuyển

Bước 3: Phân tích nguyên nhân
→ Không báo cáo số liệu khô

Bước 4: Đề xuất phương án
→ Tuyển – giữ – đào tạo – thay thế

Bước 5: Báo cáo BLĐ
→ (Báo cáo nhân sự định kỳ)

RISK

Chủ tịch quyết định cảm tính
HR bị coi là phòng hành chính

II. TUYỂN DỤNG – HỘI NHẬP

1. Tuyển dụng

STEP (rút gọn nhưng đủ thao tác)

Nhận (Phiếu đề xuất tuyển dụng)
Kiểm tra định biên
Trình phê duyệt
Viết JD
Đăng tin
Lọc CV
Phỏng vấn vòng 1
Phối hợp vòng 2
Tổng hợp đánh giá
Thương lượng
Gửi (Thư mời nhận việc)
Theo dõi nhận việc

RISK

Tuyển sai → nghỉ sớm
Chậm tuyển → đình trệ sản xuất

2. Hội nhập

STEP

Chuẩn bị hồ sơ
Chuẩn bị công cụ làm việc
Giới thiệu nội quy
Bàn giao quản lý trực tiếp
Theo dõi 7–14 ngày
Đánh giá hội nhập
→ (Checklist hội nhập)
→ (Phiếu đánh giá thử việc)

III. HỒ SƠ LAO ĐỘNG – PHÁP LÝ

1. Hợp đồng lao động

STEP

Xác định loại HĐ
Soạn HĐ đúng luật
Kiểm tra thẩm quyền ký
Ký – đóng dấu
Lưu bản cứng & mềm
Theo dõi thời hạn
Gia hạn / chấm dứt đúng trình tự

RISK

Phạt hành chính
Thua tranh chấp
Truy thu BHXH

2. BHXH – chế độ

STEP

Báo tăng/giảm
Điều chỉnh mức đóng
Giải quyết chế độ
Đối chiếu dữ liệu
Lưu hồ sơ

IV. LƯƠNG – THƯỞNG – PHÚC LỢI

1. Lương

STEP

Thu thập bảng công
Kiểm tra OT – phép
Tổng hợp dữ liệu
Tính lương
Kiểm tra chéo
Trình ký
Chi trả
Giải đáp thắc mắc

2. Phúc lợi

STEP

Theo dõi phép năm
Hiếu hỷ
Lễ Tết
Thai sản
Nghỉ việc

V. NỘI QUY – KỶ LUẬT – QUAN HỆ LAO ĐỘNG

1. Nội quy

STEP

Soạn nội quy
Lấy ý kiến NLĐ
Ban hành
Đăng ký
Phổ biến
Giám sát

2. Kỷ luật

STEP

Lập biên bản
Thu thập chứng cứ
Mời họp
Họp xử lý
Ra quyết định
Theo dõi hiệu lực
Lưu hồ sơ

VI. HÀNH CHÍNH – VĂN PHÒNG

STEP

Công văn đi – đến
Con dấu
Tài sản
Mua sắm
Thanh toán
Hậu cần
Sự kiện

VII. ATLĐ – PCCC – MÔI TRƯỜNG

STEP

Lập hồ sơ
Huấn luyện
Diễn tập
Kiểm tra định kỳ
Làm việc cơ quan chức năng

KẾT LUẬN CHUẨN NGHỀ (BẢN CUỐI)

👉 Đây là HỆ THỐNG HƠN 250 ĐẦU VIỆC
👉 1 người chỉ làm được 30–40% là đúng thực tế
👉 Trưởng phòng HCNS là kiến trúc sư hệ thống, không phải “siêu nhân hành chính”

Câu chốt của bạn là CỰC ĐỈNH:

“Nếu em vừa làm chiến lược, vừa xử lý sự vụ, thì HR sẽ chỉ là hành chính – không tạo giá trị.”