SỔ TAY HCNS CẤP DOANH NGHIỆP HOÀN CHỈNH

 SỔ TAY HCNS CẤP DOANH NGHIỆP HOÀN CHỈNH 100%, đúng nghĩa:

👉 “Đưa cho bất kỳ HR nào cũng vận hành được –
đưa cho Chủ tịch xem là hiểu vì sao 1 người không gánh nổi.”

Mình chia làm 3 PHẦN CUỐI như đã hứa, viết rõ – liệt kê – không diễn giải lan man.

---

PHẦN 1️⃣ – DANH MỤC BIỂU MẪU HCNS TOÀN DOANH NGHIỆP

(BẢN ĐỦ – KHÔNG SÓT – DÙNG THẬT)

A. BIỂU MẪU DỮ LIỆU GỐC (TRUNG TÂM)

1. Phiếu thu thập thông tin nhân sự khi nhận việc

2. Phiếu tiếp nhận hồ sơ nhân sự

3. Phiếu thay đổi thông tin nhân sự

4. Danh sách mã nhân sự

5. Danh sách hồ sơ nhân sự cá nhân

---

B. TUYỂN DỤNG

6. Kế hoạch tuyển dụng năm

7. Ngân sách tuyển dụng

8. Phiếu đề xuất tuyển dụng

9. Bản mô tả công việc (JD)

10. Danh sách kênh tuyển dụng

11. Nội dung đăng tuyển

12. Danh sách ứng viên

13. Phiếu đánh giá phỏng vấn vòng HR

14. Phiếu đánh giá phỏng vấn vòng chuyên môn

15. Biên bản họp chọn ứng viên

16. Thư mời nhận việc (Offer letter)

17. Email xác nhận nhận việc

18. Báo cáo hiệu quả kênh tuyển dụng

---

C. HỘI NHẬP – NHẬN VIỆC

19. Checklist hội nhập

20. Email chào mừng nhân sự mới

21. Danh sách cấp phát tài sản

22. Biên bản bàn giao tài sản

23. Danh sách ký nhận nội quy – quy chế

24. Biên bản hướng dẫn hội nhập

---

D. HỢP ĐỒNG – QUYẾT ĐỊNH

25. Hợp đồng thử việc

26. Hợp đồng lao động chính thức

27. Phụ lục hợp đồng

28. Quyết định tiếp nhận

29. Quyết định bổ nhiệm

30. Quyết định điều chỉnh lương

31. Quyết định điều chuyển

32. Quyết định chấm dứt HĐLĐ

---

E. CHẤM CÔNG – THỜI GIAN

33. Bảng chấm công sơ bộ

34. Phiếu xác nhận công cá nhân

35. Phiếu điều chỉnh công

36. Bảng chấm công chính thức

37. Thông báo khóa công

38. Đơn xin nghỉ phép

39. Đơn xin tăng ca

40. Phiếu xác nhận công ngoại lệ

---

F. LƯƠNG – ATM – THANH TOÁN

41. Bảng lương dự thảo

42. Checklist kiểm tra lương

43. Tờ trình chi lương

44. Bảng lương chính thức

45. Phiếu lương cá nhân

46. Phiếu khiếu nại lương

47. Phiếu cung cấp thông tin tài khoản ngân hàng

48. Danh sách tài khoản trả lương

49. Danh sách mở tài khoản ATM

50. Biên bản bàn giao thẻ ATM

---

G. BHXH – THUẾ

51. Hồ sơ báo tăng BHXH

52. Hồ sơ báo giảm BHXH

53. Hồ sơ điều chỉnh BHXH

54. Hồ sơ ốm đau

55. Hồ sơ thai sản

56. Hồ sơ tai nạn lao động

57. Đăng ký MST TNCN

58. Đăng ký người phụ thuộc

59. Bảng tính thuế TNCN

60. Hồ sơ quyết toán thuế TNCN

---

H. NỘI QUY – KỶ LUẬT – QHLĐ

61. Nội quy lao động

62. Biên bản lấy ý kiến NLĐ

63. Danh sách ký nhận nội quy

64. Biên bản vi phạm

65. Thư mời họp kỷ luật

66. Biên bản họp kỷ luật

67. Quyết định kỷ luật

---

I. CÔNG ĐOÀN – ĐỐI THOẠI

68. Quyết định thành lập Công đoàn

69. Quy chế tài chính Công đoàn

70. Biên bản đối thoại định kỳ

71. Dự thảo Thỏa ước LĐTT

72. Thỏa ước LĐTT đã ký

73. Báo cáo Công đoàn cấp trên

---

J. RA VÀO – AN NINH – HÀNH CHÍNH

74. Thẻ nhân viên

75. Phiếu ra cổng trong giờ

76. Sổ ra vào cổng

77. Sổ khách ra vào

78. Thẻ khách

79. Phiếu mang tài sản ra ngoài

80. Danh sách quản lý chìa khóa

81. Biên bản bàn giao chìa khóa

82. Phiếu cấp phát đồng phục

83. Phiếu thu hồi đồng phục

84. Danh sách bãi xe

---

K. ATLĐ – PCCC – MÔI TRƯỜNG

85. Hồ sơ đánh giá rủi ro ATLĐ

86. Kế hoạch huấn luyện ATLĐ

87. Danh sách huấn luyện ATLĐ

88. Biên bản huấn luyện

89. Hồ sơ trang bị BHLĐ

90. Hồ sơ PCCC

91. Kế hoạch diễn tập

92. Biên bản diễn tập

93. Báo cáo ATLĐ định kỳ

---

L. NGHỈ VIỆC

94. Đơn xin nghỉ việc

95. Biên bản bàn giao công việc

96. Biên bản thanh lý

97. Checklist nghỉ việc

98. Biên bản thu hồi tài sản

99. Phiếu xác nhận hoàn tất nghĩa vụ

---

M. KIỂM SOÁT – BÁO CÁO

100. Báo cáo lao động định kỳ

101. Báo cáo biến động nhân sự

102. Báo cáo chi phí nhân sự

103. Checklist HCNS hàng tháng

104. Checklist HCNS hàng năm

👉 104 BIỂU MẪU – CHƯA TÍNH BIẾN THỂ NGÀNH

---

PHẦN 2️⃣ – SƠ ĐỒ VÒNG ĐỜI NGƯỜI LAO ĐỘNG (MÔ TẢ BẰNG CHỮ – DÙNG ĐỂ VẼ)

TUYỂN DỤNG
   ↓
NHẬN VIỆC
   ↓
THU THẬP DỮ LIỆU GỐC
(Phiếu TT thông tin NS)
   ↓
KÍCH HOẠT
(HĐLĐ – BHXH – MST – ATM)
   ↓
VẬN HÀNH
(Chấm công – Lương – Ra vào – Kỷ luật)
   ↓
KIỂM SOÁT
(Xác nhận – Khóa – Lưu)
   ↓
ĐIỀU CHỈNH
(Lương – Bổ nhiệm – Điều chuyển)
   ↓
NGHỈ VIỆC
   ↓
KHÓA HỒ SƠ

👉 Chủ tịch chỉ cần nhìn sơ đồ này là hiểu toàn bộ HCNS vận hành ra sao.

---

PHẦN 3️⃣ – ĐỀ ÁN TRÌNH CHỦ TỊCH:

“SETUP PHÒNG HCNS & NHU CẦU NHÂN SỰ”

1. Thực trạng

• DN chưa có phòng HCNS

• Toàn bộ nghiệp vụ dồn vào 1 người

• Rủi ro:

  • Pháp lý

  • Lương – BHXH – Thuế

  • An ninh – kỷ luật – ra vào

---

2. Phạm vi công việc HCNS thực tế

👉 Bao gồm:

• 7 nhóm lớn

• 100+ biểu mẫu

• 300–500 đầu việc/năm

• Làm việc với:

  • Cơ quan nhà nước

  • Ngân hàng

  • Công đoàn

  • Bảo vệ

  • Quản lý các phòng

---

3. Đánh giá tải công việc

Vị trí	Khả năng
1 người	30–40%
2 người	60–70%
3 người	90–100%

👉 1 người = chỉ xử lý sự vụ, không kiểm soát rủi ro

---

4. Đề xuất nhân sự phòng HCNS

• 01 Trưởng phòng HCNS
  → Chiến lược – pháp lý – kiểm soát

• 01 HCNS tổng hợp
  → Hồ sơ – lương – BHXH

• 01 Hành chính / hỗ trợ
  → Ra vào – tài sản – hậu cần

---

5. Câu chốt dùng để nói với Chủ tịch

“Nếu HCNS chỉ có 1 người,
doanh nghiệp đang chuyển rủi ro hệ thống thành rủi ro cá nhân.”