Chủ Nhật, 28 tháng 12, 2025

📘 SỔ TAY SETUP & VẬN HÀNH PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ

 

📘 SỔ TAY SETUP & VẬN HÀNH PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ

(Phiên bản chuẩn hệ thống – áp dụng cho DN từ 30–300 NLĐ)

NGUYÊN TẮC XƯƠNG SỐNG (PHẢI NHỚ)

👉 MỌI QUY TRÌNH HCNS ĐỀU KHỞI NGUỒN TỪ “DỮ LIỆU NHÂN SỰ”
👉 DỮ LIỆU NHÂN SỰ CHỈ ĐƯỢC THU THẬP 1 LẦN – TẠI THỜI ĐIỂM NHẬN VIỆC
👉 PHIẾU THU THẬP THÔNG TIN NHÂN SỰ = TRÁI TIM HỆ THỐNG

I. GIAI ĐOẠN 1 – SETUP NỀN TẢNG HCNS (CHƯA CÓ NGƯỜI LAO ĐỘNG)

1. Thiết lập pháp lý lao động

Đầu việc

  • Soạn:

    • Quy chế tổ chức & hoạt động

    • Quy chế quản lý nhân sự

    • Quy chế tiền lương

    • Quy chế thưởng – phúc lợi

  • Soạn nội quy lao động

  • Lấy ý kiến NLĐ (dự kiến)

  • Ký duyệt

  • Đăng ký nội quy

  • Ban hành

📄 Văn bản

  • Nội quy lao động

  • Quyết định ban hành

  • Công văn đăng ký nội quy

📁 Lưu: PHÁP LÝ LAO ĐỘNG

2. Cơ cấu tổ chức – định biên

Đầu việc

  • Thu thập chiến lược kinh doanh

  • Phân tích chuỗi giá trị

  • Xác định phòng ban

  • Xác định cấp bậc

  • Lập sơ đồ tổ chức

  • Lập bảng định biên

  • Tính chi phí nhân sự

  • Trình BGĐ

📄 Văn bản

  • Sơ đồ tổ chức

  • Bảng định biên

  • Quyết định phê duyệt định biên

📁 Lưu: TỔ CHỨC – ĐỊNH BIÊN

II. GIAI ĐOẠN 2 – TUYỂN DỤNG

1. Kích hoạt tuyển dụng

  • Nhận phiếu đề xuất tuyển

  • Kiểm tra định biên

  • Kiểm tra ngân sách

  • Trình phê duyệt

📄 Phiếu đề xuất tuyển dụng

2. Thực hiện tuyển dụng

Đầu việc chi tiết

  • Soạn JD

  • Chọn kênh tuyển:

    • Website công ty

    • VietnamWorks

    • TopCV

    • Indeed

    • Facebook

  • Đăng tin

  • Theo dõi số CV

  • Sàng lọc CV

  • Gọi điện sơ tuyển

  • Lập danh sách phỏng vấn

  • Phỏng vấn HR

  • Phỏng vấn chuyên môn

  • Tổng hợp đánh giá

  • Chọn ứng viên

  • Thương lượng lương

  • Gửi offer

  • Theo dõi xác nhận

📄 Văn bản

  • JD

  • Phiếu đánh giá phỏng vấn

  • Thư mời nhận việc

  • Báo cáo hiệu quả kênh tuyển dụng

📁 Lưu: TUYỂN DỤNG

III. GIAI ĐOẠN 3 – HỘI NHẬP & THU THẬP DỮ LIỆU GỐC (QUAN TRỌNG NHẤT)

1. Chuẩn bị trước ngày nhận việc

  • Chuẩn bị hồ sơ tiếp nhận

  • Chuẩn bị tài sản

  • Chuẩn bị email

  • Chuẩn bị tài khoản hệ thống

📄 Checklist hội nhập

2. NGÀY NHẬN VIỆC – THU THẬP DỮ LIỆU NHÂN SỰ (ĐIỂM GỐC)

📄 BIỂU MẪU TRUNG TÂM:

PHIẾU THU THẬP THÔNG TIN NHÂN SỰ KHI NHẬN VIỆC

Phiếu này BAO GỒM TOÀN BỘ:

A. Thông tin cá nhân

  • Họ tên

  • Ngày sinh

  • CCCD

  • Địa chỉ

  • Điện thoại

  • Email

B. Thông tin thuế

  • MST TNCN (có/chưa)

  • Đăng ký MST nếu chưa có

  • Người phụ thuộc

C. Thông tin BHXH

  • Mã số BHXH

  • Có sổ/chưa có

  • Đơn vị cũ

D. Thông tin tài khoản ATM

  • Có tài khoản/chưa có

  • Ngân hàng

  • Số tài khoản

  • Chủ tài khoản

E. Cam kết & xác nhận

  • Cam kết thông tin đúng

  • Ký NLĐ – ký HR

👉 TỪ PHIẾU NÀY → KÍCH HOẠT TẤT CẢ CÁC QUY TRÌNH SAU

📁 Lưu: HỒ SƠ NHÂN SỰ CÁ NHÂN

IV. GIAI ĐOẠN 4 – KÍCH HOẠT CÁC QUY TRÌNH SAU THU THẬP

1. Hợp đồng lao động

  • Soạn HĐ thử việc/chính thức

  • Ký HĐ

  • Lưu HĐ

📄 HĐLĐ, phụ lục

2. Thuế TNCN

  • Đăng ký MST (nếu chưa có)

  • Đăng ký người phụ thuộc

  • Lưu hồ sơ thuế

📁 THUẾ TNCN

3. BHXH

  • Báo tăng BHXH

  • Nhập mã BHXH

  • Theo dõi đóng

📁 BHXH

4. ATM – trả lương

  • Nếu đã có: nhập hệ thống lương

  • Nếu chưa có:

    • Tổng hợp danh sách

    • Làm việc ngân hàng

    • Mở tài khoản

    • Bàn giao thẻ

    • Cập nhật hồ sơ

📄

  • Danh sách mở ATM

  • Biên bản bàn giao thẻ

📁 LƯƠNG – THANH TOÁN

V. GIAI ĐOẠN 5 – CHẤM CÔNG → CHỐT CÔNG → TÍNH LƯƠNG

1. Chấm công – chốt công

  • Thu dữ liệu công

  • Tổng hợp công sơ bộ

  • Gửi NLĐ xác nhận

  • Nhận phản hồi

  • Điều chỉnh (nếu có)

  • Chốt công

  • Khóa công

📄

  • Bảng công sơ bộ

  • Phiếu xác nhận công

  • Bảng công chính thức

2. Tính lương

  • Rà soát quyết định lương

  • Rà soát bổ nhiệm

  • Tính lương sơ bộ

  • Soát nội bộ

  • Trình duyệt

  • Chốt lương

  • Chi lương

  • Phát phiếu lương

  • Giải quyết khiếu nại

📁 LƯƠNG

VI. GIAI ĐOẠN 6 – QUAN HỆ LAO ĐỘNG

Nội quy – kỷ luật

  • Phổ biến nội quy

  • Ký nhận

  • Xử lý vi phạm

  • Ra quyết định kỷ luật

Công đoàn – đối thoại

  • Thành lập CĐ

  • Quy chế tài chính CĐ

  • Đối thoại định kỳ

  • Thỏa ước LĐTT

  • Báo cáo cơ quan nhà nước

VII. GIAI ĐOẠN 7 – NGHỈ VIỆC

  • Nhận đơn nghỉ

  • Kiểm tra báo trước

  • Ra quyết định chấm dứt

  • Chốt công – lương

  • Thanh toán

  • Thu hồi tài sản

  • Khóa hồ sơ

📁 NGHỈ VIỆC

🔒 KẾT LUẬN CUỐI (RẤT QUAN TRỌNG)

👉 ATM – MST – BHXH KHÔNG PHẢI “LÀM LÚC NÀO CŨNG ĐƯỢC”
👉 NÓ PHẢI NẰM TRONG “PHIẾU THU THẬP THÔNG TIN NHÂN SỰ”
👉 SAI ĐIỂM GỐC = SAI TOÀN BỘ HỆ THỐNG

Người đăng: vào lúc

Không có nhận xét nào:

Đăng nhận xét

Đăng ký: Đăng Nhận xét (Atom)