CẤU TRÚC PHÂN TÍCH HOÀN CHỈNH (BẢN CHUẨN NGHỀ)

Lớp 1 – WHAT: Nhóm chức năng
Lớp 2 – HOW: Hoạt động chi tiết
Lớp 3 – STEP: Các bước thực hiện cụ thể
Lớp 4 – RISK: Rủi ro nếu thiếu người / làm không đủ

I. TỔ CHỨC – ĐỊNH BIÊN – QUẢN TRỊ NHÂN SỰ CẤP CAO

1. Xây dựng cơ cấu tổ chức

WHAT

Thiết lập khung tổ chức để DN vận hành không chồng chéo, đúng thẩm quyền.

HOW – Hoạt động chi tiết

Thu thập mô hình kinh doanh
Phân tích chuỗi giá trị
Xác định phòng ban cần có
Xác định vai trò quản lý – vận hành
Vẽ sơ đồ tổ chức
Trình Ban lãnh đạo phê duyệt
Cập nhật khi có thay đổi

STEP – Các bước thực hiện (RẤT QUAN TRỌNG)

Bước 1: Làm việc với Chủ tịch/TGĐ
→ Hỏi 3 câu bắt buộc:

DN kiếm tiền bằng cách nào?
Khâu nào tạo giá trị lớn nhất?
Ai chịu trách nhiệm cuối cùng?

Bước 2: Liệt kê toàn bộ hoạt động vận hành
→ Sản xuất – bán hàng – kho – tài chính – quản lý

Bước 3: Gom hoạt động thành phòng ban
→ Tránh “1 việc – 3 người làm”

Bước 4: Phân tầng vai trò
→ Quản lý (quyết định) – Vận hành (thực thi)

Bước 5: Vẽ sơ đồ tổ chức (bản nháp)
→ Không đẹp, chỉ cần đúng

Bước 6: Trình BLĐ phản biện – chỉnh sửa
→ Ghi nhận ý kiến bằng biên bản

Bước 7: Ban hành chính thức
→ (Sơ đồ tổ chức công ty)
→ (Quyết định thành lập phòng/ban)

RISK – Rủi ro nếu thiếu người

Chồng chéo chức năng
Tranh chấp quyền hạn
Chủ tịch phải can thiệp sự vụ hằng ngày

2. Định biên nhân sự

WHAT

Xác định bao nhiêu người là đủ – thừa – thiếu.

HOW

Thống kê hiện trạng lao động
Xác định năng suất chuẩn
Xác định định mức lao động
Tính toán số lượng cần thiết
So sánh chi phí – hiệu quả
Báo cáo BGĐ

STEP

Bước 1: Lập danh sách toàn bộ nhân sự hiện tại
→ Theo phòng – chức danh – nhiệm vụ

Bước 2: Ghi nhận khối lượng công việc thực tế
→ Không dùng mô tả trên giấy

Bước 3: Xác định năng suất hợp lý
→ Không lấy người giỏi nhất làm chuẩn

Bước 4: Tính số người cần thiết
→ Sản lượng / năng suất

Bước 5: Lập bảng định biên
→ (Bảng định biên nhân sự theo phòng)

Bước 6: Phân tích chi phí
→ Lương – phụ cấp – BHXH

Bước 7: Trình BGĐ
→ (Tờ trình định biên nhân sự)

RISK

Thừa người → phình chi phí
Thiếu người → sai sót, tai nạn, nghỉ việc

3. Báo cáo & tham mưu

WHAT

Cung cấp dữ liệu để Chủ tịch ra quyết định đúng.

HOW

Báo cáo biến động nhân sự
Báo cáo nghỉ việc
Báo cáo chi phí lương
Phân tích nguyên nhân
Tham mưu bổ nhiệm/miễn nhiệm

STEP

Bước 1: Chuẩn hóa dữ liệu nhân sự
→ 1 file gốc duy nhất

Bước 2: Theo dõi biến động hàng tháng
→ Tăng – giảm – điều chuyển

Bước 3: Phân tích nguyên nhân
→ Không báo cáo số liệu khô

Bước 4: Đề xuất phương án
→ Tuyển – giữ – đào tạo – thay thế

Bước 5: Báo cáo BLĐ
→ (Báo cáo nhân sự định kỳ)

RISK

Chủ tịch quyết định cảm tính
HR bị coi là phòng hành chính

II. TUYỂN DỤNG – HỘI NHẬP

1. Tuyển dụng

STEP (rút gọn nhưng đủ thao tác)

Nhận (Phiếu đề xuất tuyển dụng)
Kiểm tra định biên
Trình phê duyệt
Viết JD
Đăng tin
Lọc CV
Phỏng vấn vòng 1
Phối hợp vòng 2
Tổng hợp đánh giá
Thương lượng
Gửi (Thư mời nhận việc)
Theo dõi nhận việc

RISK

Tuyển sai → nghỉ sớm
Chậm tuyển → đình trệ sản xuất

2. Hội nhập

STEP

Chuẩn bị hồ sơ
Chuẩn bị công cụ làm việc
Giới thiệu nội quy
Bàn giao quản lý trực tiếp
Theo dõi 7–14 ngày
Đánh giá hội nhập
→ (Checklist hội nhập)
→ (Phiếu đánh giá thử việc)

III. HỒ SƠ LAO ĐỘNG – PHÁP LÝ

1. Hợp đồng lao động

STEP

Xác định loại HĐ
Soạn HĐ đúng luật
Kiểm tra thẩm quyền ký
Ký – đóng dấu
Lưu bản cứng & mềm
Theo dõi thời hạn
Gia hạn / chấm dứt đúng trình tự

RISK

Phạt hành chính
Thua tranh chấp
Truy thu BHXH

2. BHXH – chế độ

STEP

Báo tăng/giảm
Điều chỉnh mức đóng
Giải quyết chế độ
Đối chiếu dữ liệu
Lưu hồ sơ

IV. LƯƠNG – THƯỞNG – PHÚC LỢI

1. Lương

STEP

Thu thập bảng công
Kiểm tra OT – phép
Tổng hợp dữ liệu
Tính lương
Kiểm tra chéo
Trình ký
Chi trả
Giải đáp thắc mắc

2. Phúc lợi

STEP

Theo dõi phép năm
Hiếu hỷ
Lễ Tết
Thai sản
Nghỉ việc

V. NỘI QUY – KỶ LUẬT – QUAN HỆ LAO ĐỘNG

1. Nội quy

STEP

Soạn nội quy
Lấy ý kiến NLĐ
Ban hành
Đăng ký
Phổ biến
Giám sát

2. Kỷ luật

STEP

Lập biên bản
Thu thập chứng cứ
Mời họp
Họp xử lý
Ra quyết định
Theo dõi hiệu lực
Lưu hồ sơ

VI. HÀNH CHÍNH – VĂN PHÒNG

STEP

Công văn đi – đến
Con dấu
Tài sản
Mua sắm
Thanh toán
Hậu cần
Sự kiện

VII. ATLĐ – PCCC – MÔI TRƯỜNG

STEP

Lập hồ sơ
Huấn luyện
Diễn tập
Kiểm tra định kỳ
Làm việc cơ quan chức năng

KẾT LUẬN CHUẨN NGHỀ (BẢN CUỐI)

👉 Đây là HỆ THỐNG HƠN 250 ĐẦU VIỆC
👉 1 người chỉ làm được 30–40% là đúng thực tế
👉 Trưởng phòng HCNS là kiến trúc sư hệ thống, không phải “siêu nhân hành chính”

Câu chốt của bạn là CỰC ĐỈNH:

“Nếu em vừa làm chiến lược, vừa xử lý sự vụ, thì HR sẽ chỉ là hành chính – không tạo giá trị.”

Chủ Nhật, 28 tháng 12, 2025