BẢNG TRIỂN KHAI PHÒNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ

(Setup từ 0 → vận hành ổn định)

I. GIAI ĐOẠN 1 – XÁC LẬP TƯ CÁCH PHÁP LÝ & THẨM QUYỀN

STT	Bước thực hiện	Cách làm chi tiết	Văn bản / Biểu mẫu sinh ra
1	Làm việc với Chủ tịch/TGĐ	Trao đổi phạm vi quyền hạn, ai ký văn bản, ai quyết định nhân sự	(Biên bản làm việc BLĐ)
2	Thành lập phòng HCNS	Soạn tờ trình, xác định chức năng phòng	(Quyết định thành lập Phòng HCNS)
3	Bổ nhiệm Trưởng phòng HCNS	Soạn QĐ, ghi rõ chức danh, quyền hạn	(Quyết định bổ nhiệm Trưởng phòng HCNS)
4	Phân công & ủy quyền	Quy định rõ TP.HCNS được ký những gì	(Quyết định phân công nhiệm vụ TP.HCNS) (Quyết định ủy quyền)

STT	Bước	Cách làm	Văn bản / Biểu mẫu
5	Khảo sát mô hình DN	Thu thập thông tin hoạt động, phòng ban	(Báo cáo khảo sát tổ chức)
6	Xây dựng sơ đồ tổ chức	Xác định cấp quản lý – vận hành	(Sơ đồ tổ chức công ty)
7	Chuẩn hóa phòng ban	Mô tả chức năng từng phòng	(Chức năng – nhiệm vụ phòng ban)
8	Chuẩn hóa vị trí	Viết JD từng vị trí	(Mô tả công việc – JD)

STT	Bước	Cách làm	Văn bản
9	Thống kê nhân sự hiện tại	Phân loại theo phòng, chức danh	(Danh sách lao động)
10	Phân tích nhu cầu	So sánh khối lượng việc – người	(Bảng phân tích nhu cầu NS)
11	Lập định biên	Xác định số lượng cần thiết	(Bảng định biên nhân sự)
12	Trình BLĐ	Giải trình chi phí – hiệu quả	(Tờ trình định biên nhân sự)

STT	Bước	Cách làm	Văn bản bắt buộc
13	Rà soát luật	Cập nhật luật Lao động, BHXH	(Danh mục căn cứ pháp lý)
14	Soạn nội quy	Giờ làm, kỷ luật, trách nhiệm	(Nội quy lao động)
15	Soạn quy chế NS	Tuyển dụng, đánh giá, đào tạo	(Quy chế quản lý nhân sự)
16	Soạn quy chế lương	Nguyên tắc trả lương	(Quy chế tiền lương)
17	Ban hành	Trình ký – phổ biến	(Quyết định ban hành nội quy – quy chế)

STT	Bước	Cách làm	Hồ sơ / Biểu mẫu
18	Lập checklist hồ sơ	Thông báo NLĐ bổ sung	(Checklist hồ sơ nhân sự)
19	Thu & kiểm tra	Kiểm tra tính pháp lý	(Phiếu kiểm tra hồ sơ)
20	Lưu trữ	Phân mã – sắp xếp	(Hồ sơ nhân sự cá nhân)

Hồ sơ gồm:
(Đơn xin việc) – (SYLL) – (CCCD) – (Bằng cấp) – (Giấy khám sức khỏe) – (Phiếu thông tin nhân sự)

STT	Bước	Cách làm	Văn bản
21	Phân loại HĐ	Thử việc / chính thức	(Danh sách loại HĐLĐ)
22	Soạn HĐ	Theo đúng luật	(HĐ thử việc) (HĐLĐ XĐTH) (HĐLĐ KXĐTH)
23	Ký & lưu	Theo dõi thời hạn	(Sổ theo dõi HĐLĐ)
24	Điều chỉnh	Khi thay đổi NS	(Phụ lục HĐLĐ)

STT	Bước	Văn bản
48	Quản lý tài sản	(Quy chế + Biên bản bàn giao)
49	Mua sắm	(Quyết định mua sắm)
50	ATLĐ – PCCC	(Quyết định thành lập Ban ATLĐ) (Kế hoạch ATLĐ)

👉 Đây là QUY TRÌNH – không phải liệt kê
👉 Mỗi bước làm xong = phải sinh ra văn bản
👉 Thiếu bước = rủi ro pháp lý & quản trị