PHÒNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ (HCNS)

 

PHÒNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ (HCNS)

Mình chia thành 8 NHÓM LỚN, mỗi nhóm có hoạt động chi tiết.

---

I. NHÓM 1: TỔ CHỨC – ĐỊNH BIÊN – CHIẾN LƯỢC NHÂN SỰ

(Vai trò Trưởng phòng – không thể giao nhân viên)

1. Xây dựng cơ cấu tổ chức công ty

2. Xây dựng sơ đồ tổ chức các phòng ban

3. Định biên nhân sự theo từng bộ phận

4. Phân tích nhu cầu nhân sự theo kế hoạch kinh doanh

5. Tham mưu chiến lược nhân sự ngắn – trung – dài hạn

6. Đề xuất bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều chuyển nhân sự

7. Đánh giá hiệu quả sử dụng lao động

8. Kiểm soát tỷ lệ nghỉ việc

9. Lập ngân sách nhân sự

10. Báo cáo nhân sự định kỳ cho Ban lãnh đạo

---

II. NHÓM 2: TUYỂN DỤNG – TIẾP NHẬN – HỘI NHẬP

(Khối lượng lớn, tốn thời gian)

1. Lập kế hoạch tuyển dụng theo tháng/quý/năm

2. Soạn mô tả công việc (JD)

3. Tiếp nhận nhu cầu tuyển dụng từ các phòng ban

4. Đăng tin tuyển dụng

5. Sàng lọc hồ sơ ứng viên

6. Phỏng vấn sơ bộ

7. Phối hợp phỏng vấn chuyên môn

8. Đánh giá ứng viên

9. Thương lượng lương

10. Soạn thư mời nhận việc

11. Thực hiện tiếp nhận nhân sự mới

12. Tổ chức chương trình hội nhập

13. Theo dõi quá trình thử việc

14. Đánh giá kết quả thử việc

15. Đề xuất ký HĐLĐ chính thức

16. Lưu trữ hồ sơ tuyển dụng

---

III. NHÓM 3: HỒ SƠ LAO ĐỘNG – PHÁP LÝ – TUÂN THỦ

(RỦI RO CAO – KHÔNG ĐƯỢC SAI)

1. Soạn thảo hợp đồng thử việc

2. Soạn thảo hợp đồng lao động

3. Soạn phụ lục hợp đồng

4. Theo dõi thời hạn hợp đồng

5. Tái ký hợp đồng lao động

6. Chấm dứt hợp đồng lao động

7. Quản lý hồ sơ nhân sự (bản cứng & mềm)

8. Thực hiện thủ tục BHXH, BHYT, BHTN

9. Báo tăng – giảm BHXH

10. Giải quyết chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động

11. Theo dõi phép năm

12. Thực hiện quyết toán thuế TNCN

13. Làm việc với cơ quan nhà nước

14. Chuẩn bị hồ sơ thanh tra lao động

15. Giải quyết tranh chấp lao động

16. Đối thoại người lao động

17. Làm việc với công đoàn (nếu có)

---

IV. NHÓM 4: LƯƠNG – THƯỞNG – PHÚC LỢI (C&B)

(KHỐI LƯỢNG RẤT LỚN)

1. Xây dựng thang bảng lương

2. Xây dựng đơn giá lương

3. Xây dựng quy chế lương – thưởng

4. Chấm công

5. Tổng hợp bảng công

6. Tính lương hàng tháng

7. Kiểm soát bảng lương

8. Chi trả lương

9. Tính thưởng KPI

10. Quản lý phụ cấp

11. Quản lý phúc lợi (hiếu hỷ, sinh nhật, lễ tết…)

12. Quản lý nghỉ phép

13. Báo cáo chi phí nhân sự

14. Kiểm soát ngân sách lương

---

V. NHÓM 5: NỘI QUY – QUY CHẾ – KỶ LUẬT LAO ĐỘNG

(XƯƠNG SỐNG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT)

1. Soạn thảo nội quy lao động

2. Đăng ký nội quy lao động

3. Phổ biến nội quy đến người lao động

4. Theo dõi việc tuân thủ nội quy

5. Xử lý vi phạm kỷ luật lao động

6. Lập biên bản vi phạm

7. Tổ chức họp xử lý kỷ luật

8. Ban hành quyết định kỷ luật

9. Lưu trữ hồ sơ kỷ luật

10. Giải quyết khiếu nại kỷ luật

---

VI. NHÓM 6: ĐÀO TẠO – PHÁT TRIỂN – LỘ TRÌNH

(CHƯA CÓ NGƯỜI → KHÓ LÀM ĐƯỢC)

1. Đánh giá nhu cầu đào tạo

2. Lập kế hoạch đào tạo năm

3. Tổ chức đào tạo nội bộ

4. Tổ chức đào tạo bên ngoài

5. Đào tạo hội nhập

6. Đào tạo an toàn lao động

7. Đào tạo quản lý

8. Đánh giá sau đào tạo

9. Xây dựng lộ trình thăng tiến

10. Phát triển nguồn cán bộ kế thừa

---

VII. NHÓM 7: HÀNH CHÍNH – HẬU CẦN – VĂN PHÒNG

(CHIẾM RẤT NHIỀU THỜI GIAN)

1. Quản lý văn thư – lưu trữ

2. Quản lý công văn đi – đến

3. Quản lý con dấu

4. Quản lý tài sản – CCDC

5. Mua sắm văn phòng phẩm

6. Cấp phát trang thiết bị

7. Quản lý điện – nước – internet

8. Quản lý xe, tài xế

9. Quản lý bảo vệ

10. Quản lý tạp vụ

11. Tổ chức hội họp

12. Tổ chức sự kiện nội bộ

13. Hậu cần cho Ban lãnh đạo

---

VIII. NHÓM 8: AN TOÀN LAO ĐỘNG – PCCC – MÔI TRƯỜNG

(BẮT BUỘC PHÁP LÝ)

1. Xây dựng quy trình ATLĐ

2. Huấn luyện ATLĐ

3. Quản lý trang thiết bị bảo hộ

4. Kiểm tra an toàn kho – nhà xưởng

5. Xây dựng phương án PCCC

6. Diễn tập PCCC

7. Làm việc với cơ quan PCCC

8. Báo cáo tai nạn lao động

9. Quản lý hồ sơ môi trường lao động