Sự khác nhau giữa phòng tuyển dụng và phòng hành chính nhân sự (phòng TA - viết tắt của Talent Acquisition)

 

 Sự khác nhau giữa phòng tuyển dụng và phòng hành chính nhân sự (phòng TA - viết tắt của Talent Acquisition) là một nhầm lẫn phổ biến, vì trong nhiều doanh nghiệp, hai chức năng này có thể chồng lắp hoặc được chia tách rõ ràng tùy theo quy mô tổ chức. Tuy nhiên, để hiểu rõ, chúng ta cần phân biệt như sau:

---

1. Phòng Tuyển Dụng (Recruitment Department):

·         Chức năng chính: Tìm kiếm, sàng lọc, phỏng vấn và giới thiệu ứng viên phù hợp với các vị trí đang tuyển.

·         Phạm vi công việc:

o    Nhận yêu cầu tuyển dụng từ các phòng ban.

o    Đăng tin tuyển dụng, xây dựng thương hiệu tuyển dụng.

o    Tìm kiếm hồ sơ qua các kênh (job sites, mạng xã hội, headhunt...).

o    Phỏng vấn sơ tuyển, phối hợp phỏng vấn vòng chuyên môn.

o    Theo dõi kết quả phỏng vấn, gửi thư mời nhận việc.

·         Tính chất công việc: Tập trung vào giải quyết nhu cầu nhân sự ngắn hạn – lấp đầy các vị trí trống một cách nhanh chóng và hiệu quả.

·         Thường thấy ở: Các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ, nơi không có sự phân tách rõ ràng giữa các chức năng nhân sự.

---

2. Phòng TA – Talent Acquisition (Thu hút và phát triển nhân tài):

·         Chức năng chính: Là bộ phận chiến lược hơn của nhân sự, chuyên về việc xây dựng nguồn nhân lực dài hạn, thu hút nhân tài chất lượng cao, đặc biệt cho các vị trí quan trọng.

·         Phạm vi công việc:

o    Xây dựng chiến lược thu hút nhân tài theo định hướng phát triển của công ty.

o    Phát triển thương hiệu nhà tuyển dụng (employer branding).

o    Xây dựng mối quan hệ với trường đại học, tổ chức chuyên môn, cộng đồng nghề nghiệp.

o    Phân tích thị trường nhân lực, lên kế hoạch nhân sự dài hạn.

o    Xây dựng pipeline ứng viên tiềm năng, kể cả khi chưa có nhu cầu tuyển dụng.

·         Tính chất công việc: Tập trung vào chiến lược dài hạn, hướng tới việc thu hút và giữ chân người tài.

·         Thường thấy ở: Các tập đoàn lớn, công ty FDI, công ty công nghệ hoặc doanh nghiệp đang mở rộng mạnh.

---

So sánh nhanh:

Tiêu chí	Phòng Tuyển Dụng	Phòng TA (Talent Acquisition)
Mục tiêu	Tuyển người cho vị trí trống hiện tại	Xây dựng chiến lược thu hút và giữ nhân tài
Tầm nhìn	Ngắn hạn	Dài hạn
Phương pháp	Đăng tin, tìm hồ sơ, phỏng vấn	Chiến lược thương hiệu, mối quan hệ, dữ liệu
Đối tượng	Ứng viên tìm việc	Nhân tài tiềm năng (kể cả chưa muốn chuyển việc)
Gắn liền với	Phản ứng với nhu cầu	Chủ động tạo nguồn và hoạch định nguồn lực

Tổng kết:

·         Phòng tuyển dụng phù hợp với các hoạt động "chữa cháy" khi cần người gấp.

·         Phòng TA là tư duy "đón đầu" xu hướng nhân lực, đầu tư vào thương hiệu và chiến lược lâu dài.

Trong nhiều công ty, phòng tuyển dụng có thể là một bộ phận nhỏ trong TA, hoặc ngược lại, TA là tên gọi mới hiện đại hóa cho phòng tuyển dụng truyền thống nhưng với tư duy chiến lược hơn.

 

🟦 BẢNG CHI TIẾT CÔNG VIỆC – PHÒNG TALENT ACQUISITION (TA)

STT	Nội dung công việc	Các bước thực hiện chi tiết	Kết quả công việc kỳ vọng
1	Phân tích nhu cầu nhân sự chiến lược	- Làm việc với BGĐ, phòng kế hoạch - Phân tích định biên, lộ trình tăng trưởng - Dự báo nhu cầu nhân sự	Có kế hoạch nguồn nhân lực trung – dài hạn, phù hợp định hướng công ty
2	Xây dựng chiến lược thu hút nhân tài	- Xác định nhóm nhân tài cần tập trung - Xây dựng EVP và Employer Branding - Thiết kế chiến dịch thu hút	Hình ảnh thương hiệu tuyển dụng hấp dẫn, tăng khả năng tiếp cận nhân tài
3	Phát triển kênh tìm kiếm nhân tài	- Hợp tác với trường đại học, cộng đồng ngành nghề - Tạo nhóm Facebook, LinkedIn chuyên môn	Mở rộng mạng lưới ứng viên tiềm năng chất lượng cao
4	Xây dựng pipeline ứng viên chiến lược	- Phân loại ứng viên theo nhóm vị trí - Lưu trữ hồ sơ trong hệ thống - Theo dõi & cập nhật thường xuyên	Có danh sách ứng viên tiềm năng, sẵn sàng cho các đợt tuyển dụng lớn
5	Thiết kế trải nghiệm ứng viên	- Viết JD chuyên nghiệp - Cải thiện tốc độ phản hồi - Cung cấp thông tin rõ ràng và thân thiện	Tăng tỷ lệ đồng ý phỏng vấn và nhận việc, tạo hình ảnh chuyên nghiệp
6	Đánh giá năng lực & tiềm năng	- Sử dụng công cụ đánh giá (DISC, MBTI, Test IQ, Case study...) - Chấm điểm, phân tích hồ sơ	Tuyển đúng người phù hợp với vị trí, văn hóa, có tiềm năng phát triển lâu dài
7	Phối hợp xây dựng quy trình Onboarding	- Thiết kế trải nghiệm ngày đầu - Gửi welcome kit, chọn mentor - Theo dõi cảm nhận 30-60-90 ngày	Tăng tỷ lệ giữ chân sau thử việc, nhân viên mới hòa nhập nhanh
8	Đo lường hiệu quả tuyển dụng chiến lược	- Đánh giá Quality of Hire - Tỷ lệ giữ chân 3-6 tháng - Phân tích ROI tuyển dụng	Báo cáo chất lượng tuyển dụng chiến lược rõ ràng, giúp điều chỉnh kế hoạch kịp thời

 

🟩 MÔ TẢ CÔNG VIỆC – PHÒNG TUYỂN DỤNG

✅ 1. Vị trí/phòng ban:

Phòng Tuyển Dụng – thuộc Khối Hành chính Nhân sự

✅ 2. Mục tiêu chính:

Đảm bảo tuyển đủ số lượng nhân sự theo nhu cầu thực tế của các phòng ban, đúng thời hạn, đúng yêu cầu và tối ưu chi phí.

✅ 3. Nhiệm vụ cụ thể:

STT	Nhiệm vụ
1	Tiếp nhận và xử lý yêu cầu tuyển dụng từ các bộ phận
2	Lập kế hoạch tuyển dụng theo tháng/quý, cập nhật thường xuyên
3	Đăng tin tuyển dụng lên các nền tảng phù hợp
4	Tìm kiếm, thu hút và sàng lọc hồ sơ ứng viên
5	Thực hiện phỏng vấn sơ tuyển và phối hợp với chuyên môn để tổ chức phỏng vấn vòng 2
6	Gửi thư mời nhận việc, thương lượng các điều kiện làm việc với ứng viên
7	Hỗ trợ bàn giao hồ sơ cho bộ phận C&B, theo dõi quá trình nhận việc
8	Lưu trữ hồ sơ ứng viên và báo cáo kết quả tuyển dụng định kỳ

✅ 4. Chỉ số đánh giá hiệu quả (KPI cơ bản):

·         Thời gian tuyển dụng trung bình / vị trí

·         Tỷ lệ tuyển đủ đúng hạn

·         Chi phí tuyển dụng / ứng viên

·         Tỷ lệ ứng viên thử việc đạt

·         Tỷ lệ phản hồi ứng viên trong 24h

✅ 5. Yêu cầu năng lực:

·         Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Quản trị nhân lực, Luật, Kinh tế...

·         Có ít nhất 1–2 năm kinh nghiệm trong công tác tuyển dụng

·         Kỹ năng giao tiếp, sàng lọc, phỏng vấn và đánh giá ứng viên

·         Am hiểu thị trường lao động và các kênh tuyển dụng phổ biến

---

🟦 MÔ TẢ CÔNG VIỆC – PHÒNG TALENT ACQUISITION (TA)

✅ 1. Vị trí/phòng ban:

Phòng Talent Acquisition – Thuộc Khối Chiến lược Nhân sự / HRBP

✅ 2. Mục tiêu chính:

Phát triển và triển khai các chiến lược thu hút và giữ chân nhân tài, xây dựng thương hiệu tuyển dụng để hỗ trợ sự phát triển bền vững của tổ chức.

✅ 3. Nhiệm vụ cụ thể:

STT	Nhiệm vụ
1	Phối hợp với Ban Giám đốc và các phòng ban xây dựng kế hoạch nhân sự trung - dài hạn
2	Nghiên cứu thị trường nhân sự, đối thủ để đưa ra chiến lược thu hút phù hợp
3	Thiết kế và triển khai các chương trình Employer Branding (truyền thông tuyển dụng, video, hội thảo, liên kết ĐH...)
4	Xây dựng và duy trì cơ sở dữ liệu ứng viên chất lượng cao theo từng nhóm năng lực
5	Áp dụng các công cụ đánh giá nhân sự (test năng lực, phỏng vấn hành vi, đánh giá văn hóa...)
6	Đề xuất giải pháp cải thiện Candidate Experience (trải nghiệm ứng viên)
7	Hỗ trợ thiết kế chương trình onboarding chuyên sâu cho nhóm nhân tài cấp cao
8	Theo dõi chất lượng tuyển dụng: Quality of Hire, Time to Fill, Cost per Hire, Retention Rate

✅ 4. Chỉ số đánh giá hiệu quả (KPI cơ bản):

·         Tỷ lệ giữ chân ứng viên sau 6 tháng – 1 năm

·         Tỷ lệ chuyển đổi từ ứng viên tiềm năng → chính thức

·         Chất lượng ứng viên theo đánh giá chuyên môn

·         Hiệu quả các chiến dịch branding (reach, engagement)

·         Tỷ lệ hài lòng của ứng viên (qua khảo sát)

✅ 5. Yêu cầu năng lực:

·         Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Nhân sự, Kinh tế, Marketing hoặc tương đương

·         Tối thiểu 2–3 năm kinh nghiệm trong tuyển dụng chiến lược hoặc Employer Branding

·         Kỹ năng phân tích dữ liệu, hoạch định chiến lược nhân lực

·         Kỹ năng truyền thông, xây dựng thương hiệu nội bộ

·         Am hiểu thị trường nhân sự và xu hướng ngành nghề