📘 Chương X: Hành chính – Pháp lý: Làm đúng để bảo vệ cả công ty và người lao động

📝 Câu nói truyền cảm hứng đầu chương:
“Luật pháp giống như dây an toàn – đôi khi ta không thấy nó quan trọng, cho đến khi có va chạm.”

I. MỞ ĐẦU: HÀNH CHÍNH – PHÁP LÝ CÓ PHẢI CHỈ LÀ GIẤY TỜ?

Rất nhiều người mới bước vào nghề HR cảm thấy phần hành chính – pháp lý là “khô khan”, “tẻ nhạt” và chỉ phù hợp với người tỉ mỉ. Thế nhưng, nếu bạn hỏi những HR từng “ăn phạt”, từng lao đao vì bị cơ quan BHXH, thuế, hay Sở Lao động “gõ cửa” – họ sẽ kể bạn nghe giá trị sống còn của phần này.

Nắm vững hành chính – pháp lý là chìa khóa để HR trở thành người gác cổng bảo vệ doanh nghiệp – không chỉ giúp công ty hoạt động đúng luật, mà còn bảo vệ quyền lợi của người lao động, tránh những cuộc tranh chấp tốn kém.

II. CÁC NHÓM CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH – PHÁP LÝ HR PHẢI THÀNH THẠO

1. Quản lý Hợp đồng Lao động (HĐLĐ)

a. Các loại HĐLĐ:

Hợp đồng thử việc
Hợp đồng xác định thời hạn
Hợp đồng không xác định thời hạn
Hợp đồng cộng tác viên, khoán việc

b. Phụ lục hợp đồng – yếu tố dễ bị bỏ sót:

Là văn bản đi kèm để sửa đổi, bổ sung một số điều khoản trong hợp đồng chính
Ví dụ: tăng lương, thay đổi chức danh, thay đổi địa điểm làm việc
Phải được ký bởi cả hai bên, có ghi rõ thời điểm hiệu lực, kèm theo điều khoản ràng buộc hợp pháp

🎯 Gợi ý: Dù thay đổi nhỏ, như chức danh hay mức lương, cũng nên có phụ lục hợp đồng rõ ràng – để tránh rủi ro tranh chấp sau này.

2. Hồ sơ nhân sự: Đủ, đúng và bảo mật

Cần thu thập và lưu trữ:

CCCD/CMND, sổ hộ khẩu (nếu cần)
Bằng cấp, chứng chỉ liên quan
CV, đơn xin việc
Ảnh 3x4, sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe
Bản cam kết (không làm việc nơi khác, bảo mật...)
Hợp đồng, phụ lục, quyết định lương/thăng chức/kỷ luật
Biên bản bàn giao tài sản, thiết bị

🔐 Hồ sơ nhân sự cần được lưu riêng theo từng cá nhân, có hệ thống mã hóa hoặc đặt pass (nếu là file mềm), hạn chế truy cập.

3. Bảo hiểm và pháp lý lao động

Khai báo lao động mới kịp thời với BHXH
Đăng ký tham gia và đóng đầy đủ BHXH – BHYT – BHTN
Làm thủ tục các chế độ: thai sản, tai nạn lao động, nghỉ hưu, thôi việc…
Đối chiếu quỹ BHXH, chốt sổ BHXH đúng quy định

4. Nội quy – chính sách – quy định nội bộ

HR hành chính – pháp lý cần xây dựng, ban hành và cập nhật định kỳ các loại văn bản quan trọng như:

Nội quy lao động (đăng ký với Sở Lao động nếu từ 10 lao động trở lên)
Quy chế thưởng – phạt
Quy trình xử lý vi phạm, kỷ luật
Quy định nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ không lương
Hướng dẫn xử lý đơn xin nghỉ việc, bàn giao tài sản, chấm dứt HĐLĐ

📌 Mỗi văn bản nên có mã hiệu, ngày ban hành, người phê duyệt, đơn vị lưu trữ.

5. Làm việc với cơ quan quản lý nhà nước

Thanh tra lao động định kỳ
Kiểm tra đột xuất từ BHXH, Thuế
Gửi báo cáo sử dụng lao động 6 tháng/lần
Đăng ký Thang – Bảng lương tại Sở Lao động
Giải trình các vụ tranh chấp nếu phát sinh

💬 Khi cơ quan kiểm tra, việc thiếu hồ sơ, văn bản, quy trình không chỉ gây phạt mà còn ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp.

III. NHỮNG LỖI SAI PHỔ BIẾN

Tình huống	Rủi ro
Không ký phụ lục hợp đồng khi thay đổi mức lương	Không chứng minh được việc tăng lương, dễ tranh chấp
Để hợp đồng hết hạn nhưng không ký mới	Lao động tự động thành HĐ không xác định thời hạn
Nhân sự nghỉ việc không quyết toán BHXH kịp thời	Người lao động không được hưởng quyền lợi đúng hạn
Không đăng ký nội quy lao động	Không xử lý kỷ luật hợp pháp
Không có bảng thang lương được phê duyệt	Không chứng minh được mức đóng BHXH là hợp lý

IV. TƯ DUY THỰC CHIẾN TRONG HÀNH CHÍNH – PHÁP LÝ

Phòng ngừa trước – Không chữa cháy sau: HR cần quản lý hệ thống bằng lịch biểu, phần mềm nhắc hạn, checklist theo tuần/tháng.
Làm đúng trước khi làm hay: Hãy ưu tiên “đúng luật, đủ quy trình” trước khi sáng tạo hay linh hoạt.
Bảo vệ quyền lợi nhân viên là bảo vệ công ty: Đừng chỉ làm vì “phòng bị phạt” – hãy làm vì người lao động cũng cần được đối xử công bằng và minh bạch.

V. THỰC HÀNH

📌 Bài tập 1: Checklist kiểm tra tình trạng hành chính – pháp lý tại công ty bạn

Hạng mục	Đã có	Cần cải thiện
Mẫu hợp đồng lao động	☐	☐
Mẫu phụ lục hợp đồng	☐	☐
Nội quy lao động (đăng ký)	☐	☐
Bảng thang lương (đã đăng ký)	☐	☐
Hồ sơ nhân sự đầy đủ & cập nhật	☐	☐
Theo dõi hạn hợp đồng	☐	☐
Quy trình xử lý vi phạm/kỷ luật	☐	☐
Bảo hiểm xã hội đóng đúng hạn	☐	☐

📌 Bài tập 2: Lập hệ thống quản lý hợp đồng và phụ lục

Tạo file excel gồm:

Họ tên
Mã nhân viên
Ngày ký HĐLĐ
Ngày hết hạn HĐLĐ
Loại hợp đồng
Đã có phụ lục chưa?
Lý do làm phụ lục
Người ký
Link hoặc mã hồ sơ lưu trữ

🎁 Gợi ý: File mẫu Excel này bạn có thể yêu cầu mình tạo và gửi kèm.

VI. KẾT LUẬN

Hành chính – pháp lý nhân sự là phần việc vừa cần sự cẩn thận, vừa cần tư duy hệ thống và hiểu luật. Nó không chỉ là để "làm đúng", mà là để xây dựng một hệ thống vận hành nhân sự minh bạch, công bằng, vững chắc.

🎯 Người làm hành chính pháp lý giỏi là người giúp doanh nghiệp “ngủ ngon” – vì biết rằng mình đã làm đúng từ đầu.

NGUYỄN VĂN TẤN KHANH

Thứ Hai, 9 tháng 6, 2025