BẢNG VÒNG ĐỜI NHÂN SỰ – PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ (CHI TIẾT)

BẢNG VÒNG ĐỜI NHÂN SỰ – PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ (CHI TIẾT)

Giai đoạn	Công việc chính	Công việc chi tiết	Thời gian chuẩn	Công cụ/Phần mềm	Quy trình/Chính sách	Biểu mẫu/Tài liệu	Lưu ý / Tiêu chuẩn chất lượng
Lập kế hoạch & Tuyển dụng	- Phân tích nhu cầu tuyển dụng - Đăng tin tuyển dụng - Sàng lọc hồ sơ - Phỏng vấn - Thư mời nhận việc	- Thu thập và tổng hợp yêu cầu nhân sự từ các phòng ban - Lập kế hoạch tuyển dụng theo tháng/quý/năm - Soạn tin đăng tuyển phù hợp với JD - Đăng tin trên các kênh tuyển dụng - Sàng lọc hồ sơ theo tiêu chí - Liên hệ, sắp xếp lịch phỏng vấn - Thực hiện phỏng vấn sơ bộ, chuyên môn - Đánh giá ứng viên, chọn lọc - Soạn và gửi thư mời nhận việc - Chuẩn bị hợp đồng lao động	Lập kế hoạch: 30 ngày trước nhu cầu Đăng tin: ngay khi kế hoạch có Phỏng vấn & tuyển: 7–15 ngày từ khi đăng tin	Phần mềm tuyển dụng (ATS, FastWork, HRM) Email, Zoom/Teams	- Quy trình tuyển dụng - Chính sách tuyển dụng - Quy định phỏng vấn - Chính sách thử việc	- Phiếu yêu cầu tuyển dụng - JD mẫu - Mẫu đánh giá ứng viên - Thư mời nhận việc - Hợp đồng lao động mẫu	- Đảm bảo JD chính xác, sát thực tế - Lựa chọn ứng viên phù hợp về năng lực và văn hóa - Tuân thủ quy trình, tránh sai sót hồ sơ
Tiếp nhận & Hội nhập	- Ký hợp đồng lao động - Chuẩn bị trang thiết bị & công cụ làm việc - Đào tạo hội nhập (onboarding) - Hướng dẫn nội quy, văn hóa công ty - Bố trí mentor hỗ trợ nhân viên mới	- Gửi hợp đồng cho nhân viên ký - Lập hồ sơ nhân viên mới - Cấp tài khoản email, công cụ làm việc - Tổ chức đào tạo giới thiệu về công ty, nội quy, quy định - Hướng dẫn quy trình làm việc, báo cáo - Bố trí người hỗ trợ, theo dõi quá trình thử việc - Ghi nhận và báo cáo kết quả hội nhập	Hợp đồng: trước ngày làm việc đầu tiên Onboarding: tuần đầu tiên Theo dõi thử việc: 1-3 tháng	Hệ thống quản lý nhân sự (HRM) Email nội bộ PowerPoint đào tạo	- Quy trình tiếp nhận nhân viên mới - Chính sách thử việc - Nội quy lao động	- Hợp đồng lao động - Check-list tiếp nhận nhân viên mới - Sổ tay nhân viên - Biên bản nhận bàn giao thiết bị - Kế hoạch đào tạo hội nhập	- Đảm bảo hợp đồng đầy đủ, hợp lệ - Nhân viên mới nắm rõ quy định công ty - Mentor phải chủ động hỗ trợ, giải đáp
Quản lý & Phát triển	- Quản lý hồ sơ nhân sự - Chấm công, tính lương, BHXH - Tổ chức đào tạo nâng cao - Phát triển năng lực, thăng tiến	- Cập nhật và lưu trữ hồ sơ đầy đủ - Quản lý hệ thống chấm công, theo dõi ngày công - Tính lương, phụ cấp, bảo hiểm xã hội hàng tháng - Xây dựng kế hoạch đào tạo chuyên môn - Theo dõi kết quả đào tạo - Xây dựng lộ trình phát triển nghề nghiệp - Đề xuất xét tăng lương, thăng chức - Phối hợp đánh giá hiệu suất (KPI/OKR)	Cập nhật hồ sơ: liên tục Chấm công & lương: hàng tháng Đào tạo: theo kế hoạch hàng năm/quý	Phần mềm chấm công (Zkteco, WiseEye) Phần mềm tính lương (FastWork, MISA) HRM	- Quy chế lương thưởng - Chính sách đào tạo và phát triển - Quy định đánh giá nhân sự	- Hồ sơ nhân viên - Bảng chấm công - Phiếu lương - Mẫu đề xuất đào tạo - Biên bản đánh giá năng lực	- Đảm bảo tính lương chính xác, đúng hạn - Đào tạo sát với nhu cầu công việc - Hồ sơ lưu trữ theo quy định pháp luật
Ghi nhận & Gắn kết	- Tổ chức khen thưởng, vinh danh - Hoạt động nội bộ, sự kiện - Khảo sát gắn kết nhân viên	- Đề xuất và tổ chức các chương trình khen thưởng - Lên kế hoạch và tổ chức team building, sinh nhật, lễ tết - Gửi và tổng hợp kết quả khảo sát hài lòng - Phân tích dữ liệu khảo sát, báo cáo lãnh đạo - Đề xuất chính sách giữ chân nhân tài	Khen thưởng: theo định kỳ/quý/năm Sự kiện: theo lịch công ty Khảo sát: tối thiểu 1 lần/năm	Phần mềm khảo sát (Google Forms, SurveyMonkey) Hệ thống quản lý sự kiện nội bộ	- Chính sách khen thưởng - Quy chế tổ chức sự kiện - Quy định phúc lợi nhân viên	- Mẫu đề xuất khen thưởng - Biên bản tổ chức sự kiện - Mẫu khảo sát hài lòng nhân viên	- Khen thưởng kịp thời, minh bạch - Sự kiện tạo sự gắn kết thật sự - Phân tích khảo sát khách quan, hành động cải tiến
Đánh giá & Điều chỉnh	- Đánh giá năng lực và hiệu suất - Xét tăng lương, thăng chức, điều chuyển - Tái ký hợp đồng lao động	- Tổ chức đánh giá theo chu kỳ (thử việc, định kỳ) - Thu thập ý kiến phản hồi - Lập báo cáo đánh giá năng lực - Xem xét đề xuất tăng lương, thăng chức - Soạn thảo và ký tá hợp đồng mới hoặc gia hạn	Đánh giá: quý/năm Tái ký hợp đồng: trước hết hạn hợp đồng 1 tháng	Phần mềm quản lý hiệu suất (Performance Management) HRM	- Quy trình đánh giá nhân sự - Chính sách điều chỉnh lương - Quy chế tái ký hợp đồng	- Phiếu đánh giá nhân sự - Biên bản xét duyệt tăng lương - Hợp đồng lao động	- Đánh giá công bằng, minh bạch - Thực hiện đúng hạn, tránh sai sót hợp đồng
Chấm dứt & Hậu thoái	- Nhận đơn nghỉ việc - Quyết toán lương, BHXH - Bàn giao tài sản công ty - Phỏng vấn nghỉ việc	- Tiếp nhận và xử lý đơn xin nghỉ việc - Làm thủ tục thanh toán lương, trợ cấp, BHXH - Kiểm tra và thu hồi tài sản - Tổ chức phỏng vấn exit interview - Lưu trữ hồ sơ nhân viên nghỉ việc	Thủ tục nghỉ việc: theo quy định (30 ngày hoặc thỏa thuận) Thanh toán: ngay sau khi nghỉ	Phần mềm quản lý nhân sự Phần mềm BHXH điện tử	- Quy trình nghỉ việc - Chính sách thôi việc - Quy định bàn giao tài sản	- Đơn xin nghỉ việc - Biên bản bàn giao tài sản - Biên bản thanh lý hợp đồng - Mẫu Exit Interview	- Thực hiện đầy đủ thủ tục để tránh tranh chấp - Ghi nhận nguyên nhân nghỉ chính xác để cải thiện
Duy trì & Phát triển Văn hóa DN	- Triển khai giá trị cốt lõi - Đào tạo văn hóa doanh nghiệp - Đề xuất chính sách nhân sự chiến lược	- Truyền thông và phổ biến giá trị cốt lõi - Xây dựng quy định, nội quy phù hợp văn hóa - Tổ chức các chương trình phát triển văn hóa - Định kỳ đánh giá sự phù hợp văn hóa tổ chức - Lập kế hoạch phát triển nhân sự dài hạn